El bookeeping es la gestión de las transacciones financieras diarias de la empresa: la actualización de las hojas de cálculo, la conciliación de los extractos bancarios y el procesamiento de la nómina. La contabilidad es más sobre la supervisión financiera: tomar los documentos preparados por los contadores y usarlos para pensar estratégicamente sobre la salud financiera y el crecimiento de la compañía.
Muchos propietarios de pequeñas empresas no están seguros de la diferencia entre bookkepping y contabilidad. Pero es una distinción importante ya que saber la diferencia puede ayudarlo a contratar a los profesionales adecuados para que lo asesoren en su negocio. También puede ayudarlo a saber qué esperar de cada relación.
Bookkeeping vs. Contabilidad: Lo Básico
Mucha gente usa las palabras contabilidad empresarial y bookkeeping indistintamente. Hay una buena razón para esto. Los bookkeepers y los contadores generalmente trabajan juntos muy estrechamente para servir completamente a sus clientes. Ambos se encargan de la información financiera y el bienestar de la empresa. Y ambos generalmente no tienen mucho tiempo libre entre los meses de enero y abril.
Existen algunas diferencias claves entre el bookkeeping empresarial y la contabilidad, aunque esas diferencias se están volviendo cada vez más borrosas. El avance de la tecnología y el cambio de mentalidad en ambas profesiones están haciendo que muchos bookkeepers asuman roles más tradicionalmente manejados por los contadores. De manera similar, muchos contadores se están diversificando en diferentes áreas de enfoque para ayudar a sus clientes a manejar su situación financiera completa de manera más efectiva.
Bookkeeper vs. Contadores vs. CPA: ¿Qué Hace Cada Uno?
Tradicionalmente, los contadores han manejado las transacciones financieras diarias en un negocio. Han estado a cargo de registrar las transacciones en el software de contabilidad (utilizando un programa como Quickbooks ), conciliar los estados de cuenta bancarios al final del mes y producir estados financieros preliminares mensualmente. Los Bookkeepers a menudo también han proporcionado soporte completo de back-office, incluidos los clientes de facturación, pago de facturas y procesamiento de nómina.
Un contador calificado debe tener al menos dos a cuatro años de experiencia o un título de asociado en contabilidad. Otras tareas generalmente realizadas por un bookkeeper incluyen:
Asesorar a los clientes sobre los requisitos y métodos de mantenimiento de registros.
Previsión y gestión del flujo de caja.
Mantenimiento de registros generales
Bookkeeping vs. Contabilidad: Ejemplo
Para ilustrar la verdadera diferencia entre el bookkeeping y la contabilidad, veamos el papel que desempeña cada uno en una pequeña empresa a lo largo del año fiscal:
Ingresos / Cuentas por Cobrar
El cliente crea sus propias estimaciones y facturas, luego recibe pagos contra esas facturas. El bookkeeper ingresa los depósitos en su sistema contable, de modo que esas transacciones coincidan con lo que finalmente se mostrará en el extracto bancario al final del mes. El bookkeeper también hace coincidir las transacciones en su sistema contable con lo que llega a través de la fuente bancaria.
Gastos / Cuentas por Pagar
El bookkeeper puede usar un software de flujo de efectivo para administrar todas las facturas de proveedores de una empresa. El bookkeeper recibe una notificación cuando los proveedores envían por correo electrónico o fax sus facturas directamente a la cuenta Bill.com del cliente, y luego asignan el proveedor, la categoría de gastos y el cliente adecuados como aprobador.
El cliente recibe una notificación, luego revisa el PDF de la factura del proveedor y lo aprueba para el pago. El bookkeeper paga la factura del proveedor a través de Bill.com, que sincroniza la factura y el pago de la factura con su software de contabilidad. El bookkeeper también hace coincidir la transacción con la fuente del banco, como lo hacen con los depósitos.
Reconciliación de la Cuenta
A medida que avanza el mes, los bookkeeper combinan las transacciones en su software de contabilidad con las transacciones que llegan a través de la fuente bancaria. Para las transacciones generadas fuera de su software de contabilidad (como transacciones de débito, cheques misceláneos y transacciones con tarjeta de crédito), los bookkeepers los agregan a medida que ingresan en la fuente del banco al asignar beneficiarios y / o categorías de gastos.
Al final del mes, los bookkeepers obtienen los estados de cuenta del banco / tarjeta de crédito del cliente y concilian cada cuenta, luego cierran el período para que nada se pueda editar o eliminar.
Fin de Año
Al final del año, los contadores pueden ayudar en la preparación de los 1099 para los contratistas, y si el cliente tiene la nómina, los bookkeepers también verifican que todas las devoluciones trimestrales se vinculen con los W-2 y ayuden al cliente a preparar y emitir los W-2. .
Los bookkeepers trabajan con el contador / preparador de impuestos para asegurarse de que tengan toda la documentación que necesitan del negocio del cliente para preparar las declaraciones anuales.
Las empresas se desempeñan mejor cuando tienen una imagen completa de sus finanzas, y los bookkeepers y contables miran los números de las empresas a través de diferentes lentes. La contratación tanto de un bookkeeper como de un contador garantiza que reciba los mejores consejos para su negocio.
El bookkeeping frente a la contabilidad no tiene que ser una proposición de uno u otro. Las dos funciones trabajan de la mano, ayudando a los dueños de negocios a ser más rentables. Con las perspectivas de ambas posiciones, obtiene una visión holística de sus finanzas, se relaja y libera su energía para hacer lo que ama: administrar su negocio.
