La deducción automática no es un “viaje”
Cuando se trata de la deducción automática, lo primero y más importante es recordar que la deducción automática no es parte de los gastos de viaje. Se trata de los gastos de cualquiera de SUS vehículos con algún nivel de uso comercial.
Los gastos de viaje incluyen cosas como pasajes de avión, hotel, taxi, peajes, estacionamiento, Uber, Airbnb y autos de alquiler. Vea mi otro artículo sobre gastos de viaje: “Planifique su viaje para una gran deducción fiscal”.
Tenga en cuenta que la deducción automática puede incluir: automóviles, SUV, camiones, motocicletas, vehículos recreativos, furgonetas, vehículos de entrega… realmente cualquier cosa que no vuele o no esté sobre rieles.
El método real versus el método de kilometraje
Aunque, como ocurre con la mayoría de las deducciones fiscales, no se maximiza la deducción automática simplemente marcando una casilla. La gran pregunta en las conversaciones con nuestros clientes es:
“¿Qué estrategia es mejor para mí con mi automóvil, camioneta o SUV… incluso mi RV? ¿Debo utilizar el método de kilometraje o real; y debo arrendar o comprar un vehículo nuevo o usado?”
Por lo tanto, es importante comprender las DOS OPCIONES PRINCIPALES que los dueños de negocios deben elegir para documentar y utilizar al cancelar los gastos del automóvil. ¡Todo comienza aquí!
El método de kilometraje es una cantidad fija de deducción (en centavos) que puede tomar por cada milla comercial que conduzca su vehículo para fines comerciales. Incluye todo lo que podría pagar con su automóvil. Por ejemplo, combustible, reparaciones, mantenimiento, pagos del automóvil, etc., …excepto los intereses del préstamo del automóvil (más abajo).
El método real permite al dueño de la empresa tomar todos los gastos enumerados anteriormente más la depreciación. Sin embargo, requiere que el dueño de la empresa mantenga registros excelentes. Esto incluye un registro de kilometraje… aunque las cancelaciones pueden ser significativas (más abajo).
Siete "reglas generales" a tener en cuenta al cancelar los gastos del automóvil
La cuestión del kilometraje o real puede complicarse rápidamente con muchas variables. Nuestro bufete de abogados y contables ha ayudado a miles de clientes a lo largo de los años a deducir sus gastos de automóvil y ha descubierto algunos "temas comunes" o algunas reglas/pautas generales. Eso puede ser al menos un punto de partida para una decisión estratégica.
Para facilitarle un poco las cosas al comienzo de su análisis, he enumerado a continuación 7 "reglas generales" que lo ayudarán a guiarse en el proceso de decisión.
Estas "reglas generales" a menudo indican al cliente la dirección correcta cuando está comprando un automóvil, una camioneta o un todoterreno. Luego, una breve consulta antes o después de la compra nos permite diseñar la mejor estrategia para satisfacer sus circunstancias particulares y su conjunto de hechos.
"Reglas generales"
Regla n.° 1: si va a realizar MUCHOS kilómetros de negocios y el automóvil generalmente tiene un costo de compra menor, entonces el método del kilometraje generalmente será el ganador.
Regla n.° 2: si NO va a tener muchas millas comerciales y se trata de un vehículo de costo promedio que se usa exclusivamente o principalmente para fines comerciales (es decir, un 50 % o más de uso comercial), entonces se inclinará por el método real porque las millas no le brindarán el beneficio en comparación con al menos algún tipo de depreciación y amortización de combustible, reparaciones y mantenimiento.
Regla n.° 3: si NO va a tener muchas millas comerciales y se trata de un automóvil más caro que se usa exclusivamente o principalmente para fines comerciales (es decir, un 50 % o más de uso comercial), debería considerar el arrendamiento Y el método real. Tendrá pagos mensuales más bajos, lo que le permitirá tomar una mejor decisión económica y una amortización mucho mejor que el kilometraje.
Regla n.° 4: si va a tener pocas millas y se trata de un vehículo de menor costo, pero no lo va a usar el 50 % o más para su negocio, se quedará atascado con el método de kilometraje porque no califica para el método real.
Regla n.° 5: si tiene un automóvil adicional en el hogar, que usted u otros miembros de la familia manejan ocasionalmente por negocios, generalmente usará el método del kilometraje porque el porcentaje de uso comercial probablemente será inferior al 50 % y esa es su única opción. Pero no hay problema... no deje pasar la deducción por estos otros vehículos.
Regla n.° 6: si va a comprar un-SUV o camioneta de 6000 lb o más, generalmente se inclinará por el método real por varias razones. Primero, la depreciación adicional será enorme. Puede deducir inmediatamente hasta el 60 % del valor de uso comercial del vehículo en 2024 (porcentaje de uso comercial x precio de compra). Además, tendrá un-MPG más bajo que aumentará sus costos reales con mayores gastos totales de combustible.
Regla n.° 7: si tiene un-MPG alto (piense en híbrido o eléctrico), pero aún tiene un uso y millas promedio, se inclinará por el método del kilometraje. Las principales razones son: 1) sus costos operativos serán mucho más bajos que los de un vehículo a gasolina promedio, 2) no tiene que preocuparse por el porcentaje de uso comercial ya que se basa en el kilometraje y 3) ¡con suerte podrá calificar para el Crédito Fiscal para Vehículos Limpios además de su deducción por kilometraje!
** Nuevamente, tenga en cuenta que estas son solo observaciones y consideraciones generales. Debe considerar todos los hechos de su situación y reunirse con su asesor fiscal antes de elegir un método/estrategia.
Para sus vehículos, siempre puede utilizar el kilometraje como un EXCELENTE método para deducir el uso comercial de su vehículo. En 2024, sus deducciones por kilometraje son las siguientes:
Comercio: 67 centavos por milla (un aumento de 1,5 centavos con respecto a 2023)
Beneficencia: 14 centavos por milla (sin cambios)
Médicos y mudanzas: 21 centavos por milla
Mudanzas para miembros en servicio activo calificados de las Fuerzas Armadas: 21 centavos por milla
Personal o desplazamientos diarios: SIN DEDUCCIÓN
En el pasado, el 90 % de nuestros clientes utilizaban el método del kilometraje porque es SIMPLE, FÁCIL y una GRAN deducción. ¡Ahora es un juego completamente nuevo! Tenga en cuenta que casi todas las situaciones con contribuyentes propietarios de empresas variarán y varios factores IMPORTANTES afectarán el análisis.
El método real
El segundo método para deducir los gastos de automóvil es utilizar los gastos reales del vehículo. Cuando se utiliza este método NO se puede utilizar el kilometraje. Básicamente, se hace un seguimiento del combustible, las reparaciones, el mantenimiento, el seguro y los neumáticos. Luego, también se “deprecia” el vehículo o una parte del pago del alquiler si se alquila.
Otro problema en años anteriores era que debido a los límites impuestos en la década de 1980, la deducción por depreciación de un propietario de una empresa era ridículamente baja. Por ejemplo, si se compraba un coche de 40.000 dólares y se conducía al 100% para fines comerciales, las deducciones máximas por automóvil durante los primeros cinco años serían de tan solo 15.060 dólares. ¡¡¡Depreciar el coche por completo llevaría 19 años!!! ¿¡Estás bromeando!?
Ahora, con la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos, tenemos dos cambios INCREÍBLES que benefician al propietario de una pequeña empresa:
Límites de depreciación anual más altos, Y
Depreciación adicional
Mayor depreciación –
Con la NUEVA LEY, los límites aumentan drásticamente, ya sea nuevo o usado. De hecho, puede convertir un automóvil personal en "comercial" y aplicar los mismos montos de depreciación (no tiene que comprar un automóvil nuevo o usado para comenzar la depreciación y los gastos reales). Esto también supone que no use el método de kilometraje... algo que analizo más a fondo a continuación. Los límites de depreciación anual de 2023 para automóviles de menos de 6000 libras. son:
Año 1: $12 200 ($20 200 con depreciación adicional; consulte a continuación)
Año 2: $19 500
Año 3: $11 700
Año 4 y cada año subsiguiente: $6960
(El IRS publicará los números de 2024 a mitad de año)
Cuando compre ese automóvil de $40 000 entre 2018 y fines de 2023 (compare el ejemplo anterior), puede deducir el 79 % del automóvil en los primeros 2 años, MÁS: combustible, reparaciones, mantenimiento, etc. ¡Eso es mucho más de 80 000 millas si usara el método de millas! Dependiendo del combustible, las reparaciones y el mantenimiento, ¡eso es una deducción automática de más de $30 000!
Depreciación ADICIONAL –
Además, según la nueva ley, obtenemos un beneficio si salimos a comprar un auto nuevo O USADO. Así es. Tampoco tiene que ser “completamente” nuevo... solo nuevo para usted. Este “bono” es para estimular la economía. ¡La depreciación adicional es de $8,000 y se descuenta del total! Aquí está el cálculo:
Vehículo de $40,000
-$8,000 de depreciación adicional
$32,000 de base para la depreciación estándar, que AHORA SE depreciará TOTALMENTE en los primeros 3 años.
¿Qué método de deducción automática es mejor para usted: real o por millaje? Aquí es donde se complica la cosa. Hay muchos aspectos a tener en cuenta:
Las millas por galón (MPG) del vehículo
La depreciación adicional si se trata de una compra nueva
Las reparaciones totales o las reparaciones y el mantenimiento previstos
La cantidad de millas que espera recorrer con el vehículo
Y, por supuesto, ¿CUÁNTO costará este coche?
Vehículos alquilados
El alquiler es una estrategia de deducción automática fenomenal, pero no está exenta de inconvenientes. Los beneficios fiscales son fenomenales. Puede volver a deducir todos los gastos reales, incluido el pago del alquiler (según el porcentaje de uso comercial). También puede ahorrar en el coste de un coche de lujo cuando los pagos mensuales pueden ser más baratos al alquilar.
La desventaja no es una sorpresa para quienes hayan alquilado un vehículo antes: las limitaciones de kilometraje del fabricante o el concesionario pueden acabar con usted económicamente al final del contrato de alquiler. Por ejemplo, si se le permiten 15.000 millas anuales en virtud del contrato de alquiler, cuando devuelva el vehículo al final del período de alquiler, tendrá que pagar por cada milla que haya superado. ¡Abróchese el cinturón de seguridad! El beneficio del leasing es para aquellos que quieren un segundo auto para esas citas más agradables: no va a gastar un montón de millas en esta situación y puede tener un vehículo más lujoso para llevar a los clientes a almorzar y hacer llamadas de ventas. Es fundamental que tenga un vehículo separado para uso personal o comercial donde pueda gastar las millas, y NO en el vehículo alquilado.
NOTA ESPECIAL: Seguimiento del kilometraje
Sin importar el método que elija, SIEMPRE realice un seguimiento de su kilometraje (estímelo lo mejor que pueda de manera honesta y ética). Esto se debe a que sus millas comerciales totales determinarán su "porcentaje de uso comercial" para el método real Y, por supuesto, su deducción de millas si está utilizando el método de millas.
Puede ser un registro escrito, pero la mejor estrategia es usar una aplicación en su teléfono que pueda rastrear su kilometraje con un sistema de seguimiento GPS. Recomiendo usar QuickBooks Mobile (tienen una función de seguimiento de kilometraje increíble y si hace clic en ese enlace, ¡obtiene un 30 % de DESCUENTO en sus primeros 6 meses!)
Cree una estrategia de deducción automática
Para tomar una decisión sobre qué método es mejor para usted y SU situación, le sugiero dos cosas:
Cree una hoja de cálculo para analizar la situación. Tampoco tiene que ser compleja. Establezca columnas para comparar el kilometraje, las opciones de compra y arrendamiento. Luego, las filas pueden ser diferentes tipos de vehículos y diferentes escenarios. Puede realizar la mayor parte de la investigación y los cálculos simplemente extrayendo información de la web. Esto le ahorrará tiempo y dinero en lugar de hacer el trabajo básico. También le ahorrará el "trabajo pesado" a su asesor fiscal. Esto me lleva al punto n.° 2...
A continuación, revise la hoja de cálculo con su contador/preparador de impuestos y ajuste el análisis. A menudo, su asesor fiscal podrá revisar la mejor estrategia al observar el "panorama" general de su declaración de impuestos y si la estrategia tiene sentido. Lamentablemente, la mejor deducción puede "suspenderse" en el futuro en función de los ingresos generales de su empresa o empresas.
Simplemente piense en sus opciones y comprenda que, si va a gastar MILES DE DÓLARES en un vehículo, vale la pena tomarse un tiempo para analizar las distintas opciones para obtener la mejor deducción fiscal. El seguimiento del kilometraje es una deducción simple, pero significativa, que a menudo se pasa por alto simplemente porque requiere un poco de esfuerzo adicional.
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